TUGAS KEARSIPAN

Pusat Kesehatan di Kab. Sumedang

Rumah Sakit Umum Sumedang

Instalasi Gawat Darurat

RSUD Kab. Sumedang adalah rumah sakit umum milik Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang, Jawa Barat, yang terletak di Jl. Palasari no. 80 Kec. Sumedang Selatan Kabupaten Sumedang. Rumah Sakit ini merupakan salah satu dari tiga rumah sakit di Kabupaten Sumedang (dua diantaranya rumah sakit swasta). Tipe rumah sakit ini adalah B non pendidikan.

Pusat Industri di Kab. Sumedang

Kantor PT. Kahatex

Gerbang PT. Kahatex

Kantor PT. Kahatex

Pabrik PT. Kahatex

Pabrik PT. Kahatex

Banjir PT. Kahatex

PT. Kahatex didirikan pada tahun 1979 oleh Mr LH Song. Perusahaan ini telah berkembang menjadi sebuah kompleks tekstil besar, luas lebih dari dua lokasi manufaktur di Cijerah, Bandung dan Cipacing, Sumedang, dengan luas sekitar 150 hektar. Ini menempatkan perusahaan di jantung industry tekstil Indonesia.

Perusahaan ini sepenuhnya terintegrasi dari serat, pemintalan pada kain, juga manufaktur garmen fabrikasi, pakaian manis, kaus kaki, pasokan blanket kepada konsumen multi nasional.

Memperkerjakan dengan teknisi teknis yang tinggi untuk mengembangkan mesin modern perusahaan, untuk memastikan kualitas tinggi dan sampai dengan produk date.

Perusahaan ini memiliki sejarah panjang ekspansi berkelanjutan dengan pernah memperluas jangkauan produk. Saat ini perusahaan adalah pemasok utama untuk sektor tekstil Indonesia dan memberikan kontribusi signifikan terhadap pasar ekspor dengan mengekspor lebih dari 35% dari produksinya langsung ke tentang banyak Negara di seluruh dunia. 45% adalah ekspor tidak langsung dengan perusahaan konsumen, tentang pasokan 20% untuk pasar domestik.

PT Kahatex dinilai telah melanggar tata ruang pembangunan. Mereka sengaja mendirikan bangunan di atas sungai tanpa izin. Akibat bangunan tersebut, air sungai meluap dan banjir di kawasan Rancaekek.

Pusat Pendidikan di Kab. Sumedang

UNPAD Jatinangor Sumedang

IPDN Jatinangor Sumedang

IKOPIN Jatinangor Sumedang

ITB Jatinangor Sumedang

UNWIM Jatinangor Sumedang

Jatinangor adalah sebuah kecamatan di Kabupaten Sumedang, Jawa Barat, Indonesia. Nama Jatinangor sebagai nama kecamatan baru di pakai sejak tahun 2000-an. Sebelumnya, kecamatan ini bernama Cikeruh. Nama Jatinangor sendiri adalah nama blok perkebunan di kaki Gunung Manglayang yang kemudian dijadikan kompleks kampus sejumlah perguruan tinggi di sana. Diantaranya Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN), Institut Teknologi Bandung (ITB), Universitas Padjajaran (UNPAD), Institut Koperasi Indonesia (IKOPIN), dan Universitas Winaya Mukti (UNWIM).

Jatinangor sendiri termasuk kawasan bersejarah. Banyak peninggalan bersejarah di sini, yang terkenal adalah menara loji yang ada di antara kampus Unpad dan ITB II. Menara ini dulunya adalah lonceng raksasa yang dipakai pemilik perkebunan Hindia-Belanda sebagai tanda istirahat para buruh perkebunan. Memang, kawasan yang kini dijadikan area kampus dulunya merupakan kawasan perkebunan karet dan pohon lainnya. Menurut penduduk sekitar, asal mula kata Jatinangor sendiri berasal dari Jatina Ngora (bahasa Sunda yang artinya "pohon jati muda"). Di sebelah timur kampus Unpad (dekat Kampus Fikom dan Fakultas Ilmu Budaya Unpad) terdapat sisa kejayaan jalur kereta api jadoel, yaitu Jembatan Cincin. Memang, dulu kawasan Jatinangor termasuk salah satu jalur kereta api. "Sisa" jalan kereta api kini telah dijadikan rumah penduduk atau kos-kosan. Anda bisa menyusuri sendiri bekas jalur kereta api yang membentang di seputaran area Jalan Jatinangor hingga ke kawasan seberang kampus Ikopin (Jalan Caringin menuju Rancaekek).

Pusat Transfortasi Kab. Sumedang

Angkutan kota 04 Sumedang - Cileunyi

Bus MS Jakarta - Sumedang

Alat transfortasi yang melalui daerah Tanjungsari salah satunya yaitu angkutan kota 04 rute Sumedang - Cileunyi, rute pemberhentian angkutan 04 yaitu ada dua, di Cileunyi dan di Tegal Kalong Sumedang. Untuk membedakan angkot yang satu ini dengan angkot yang lain caranya sangat mudah yaitu warna coklat yang melekat pada angkot dan tentunya nomor 04. Selain angkot, terdapat bus yang melintasi daerah Tanjungsari, salah satunya yaitu bus MS (Medal Sekarwangi). Rute bus ini yaitu Jakarta - Sumedang, rute pemberhentian Jakarta yaitu di Terminal Kampung Rambutan, dan rute pemberhentian Sumedang di Jln Pangeran Kornel.

Pusat Perdagangan/ Perbelanjaan Kab. Sumedang

Jatinangor Town Square

Cinema21

Aktifitas Perdagangan

Jatinangor Town Square atau yang lebih dikenal dengan nama JATOS adalah salah satu pusat perdagangan, perbelanjaan/mall yang dibangun di atas area seluas 30.000 m² yang terdiri dari 4 lantai (LGF, GF, FF, SF) dengan luas bangunan ± 24.000 m² yang berada di lokasi sangat strategis, di Jalan Raya Jatinangor No. 150 Sumedang, yang merupakan jalur utama Provinsi Jawa Barat dan terletak di antara 4 Perguruan Tinggi besar di Jawa Barat yaitu IPDN, UNPAD, ITB &  IKOPIN serta berada di tengah-tengah komplek perumahan besar dan menengah serta industri berskala besar. Hal ini menjadikan JATOS sebagai tempat yang potensial untuk berwirausaha dan tempat yang strategis untuk dijadikan sebagai tempat belanja, rekreasi dan kuliner bagi masyarakat di sekitarnya. 

1. Berada di kawasan 4 perguruan tinggi besar di Jawa Barat yaitu IPDN, UNPAD, ITB dan IKOPIN

2. Berada satu area dengan Apartemen PINEWOOD yang merupakan apartemen pertama didaerah Jatinangor dengan tingkat hunian lebih dari 1.000 unit

3. Merupakan mall yang memperhatikan aspek penghijauan (Go Green Mall)

4. Memiliki area parkir yang luas dengan keamanan dan kenyamanan yang terjamin

5. Berada hanya 500 m dari gerbang Tol Cileunyi (+/- 5 menit dengan kendaraan) dan dapat     diakses dari beberapa penjuru dan bebas macet

Berada di jalur utama Provinsi Jawa Barat

6. Berada di sekitar pemukiman penduduk dan perumahan dengan tingkat kehidupan yang beragam

7. Berada di daerah industri tekstil dan non tekstil besar

Pusat Pemerintahan Kab. Sumedang

Kantor Kecamatan Pamulihan

Pamulihan adalah sebuah kecamatan di Kabupaten Sumedang,Provinsi Jawa Barat, Indonesia.

Kecamatan ini terdiri dari beberapa Desa
Cigendel,  Cijeruk,  Cilembu,  Cimarias,  Cinanggerang,  Ciptasari,  Citali, Haurgombong,  Mekarbakti,  Pamulihan, Sukawangi

Pusat Budaya dan Seni Kab. Sumedang

Alat musik Tarawangsa

Seni tari tradisional Rancakalong

Tarawangsa merupakan salah satu jenis kesenian rakyat yang ada di Jawa Barat. Istilah "Tarawangsa" sendiri memiliki dua pengertian: (1) alat musik gesek yang memiliki dua dawai yang terbuat dari kawat baja atau besi dan (2) nama dari salah satu jenis musik tradisional Sunda

Kesenian Tarawangsa hanya dapat ditemukan di beberapa daerah tertentu di Jawa Barat, yaitu di daerah Rancakalong (Sumedang), Cibalong, Cipatujah (Tasikmalaya Selatan), Banjaran (Bandung), dan Kanekes (Banten Selatan). Dalam kesenian Tarawangsa di daerah Cibalong dan Cipatujah, selain digunakan dua jenis alat tersebut di atas, juga dilengkapi dengan dua perangkat calung rantay, suling, juga nyanyian.

Tarawangsa merupakan salah satu jenis kesenian rakyat yang ada di Jawa Barat. Istilah "Tarawangsa" sendiri memiliki dua pengertian: (1) alat musik gesek yang memiliki dua dawai yang terbuat dari kawat baja atau besi dan (2) nama dari salah satu jenis musik tradisional Sunda

Kesenian Tarawangsa hanya dapat ditemukan di beberapa daerah tertentu di Jawa Barat, yaitu di daerah Rancakalong (Sumedang), Cibalong, Cipatujah (Tasikmalaya Selatan), Banjaran (Bandung), dan Kanekes (Banten Selatan). Dalam kesenian Tarawangsa di daerah Cibalong dan Cipatujah, selain digunakan dua jenis alat tersebut di atas, juga dilengkapi dengan dua perangkat calung rantay, suling, juga nyanyian.

TUGAS KEARSIPAN

1.  Undang – Undang No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut.

Jawab  :

Undang – Undang No. 43 thn 2009 tentang kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman / peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2.      Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi?

Jawab :

Fungsi arsip :

Ø  Arsip Dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan dan disimpan dalam waktu tertentu.

Ø  Arsip Statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai.

Ø  Arsip aktif yaitu arsip penggunaannya terus – menerus.

Ø  Arsip inaktif yaitu arsip yang penggunaannya telah menuru

    Nilai guna dibedakan menjadi dua :

vNilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga / instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :

·         Nilai guna administrasi

·         Nilai guna hukum

·         Nilai guna keuangan

·         Nilai guna ilmiah

v  Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kedapa masyarakat / nasional. Nilai guna sekunder meliputi:

·         Nilai guna pembuktian

·         Nilai guna informasi

3.     Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine – readable – records dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai bukti sejarah?

a)      Arsip paper records yaitu arsip – arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas.

b)      Arsip audio visual records yaitu merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar.

c)      Arsip machine readable records merupakan arsip – arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya.

Arsip yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun bukti sejarah adalah arsip paper records.

4.      Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta.

Jawab :

a)      Sistem Sentralisasi dimana semua sistem dibuat di pusat. Sedangkan kelemahannya adalah dimana seluruh keputusan atau kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang – orang yang berada di pemerintahan pusat sehingga waktu untuk memutuskan sesuatu akan lama. Cocok untuk pemerintahan daerah.

b)      Sistem Desentralisasi keputusan yang dibuat akan lebih dekat dan mudah, cara yang baik untuk melatih dan mengembangkan manajemen junior. Kelemahannya pengambilan keputusan tidak selalu strategis, sulit untuk mencapai kontrol keuangan. Cocok untuk Lembaga Pendidikan Swasta.

5.    Salah satu kegiatan kearsipan adalah Filling, apa pengertian dari Filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan.

Jawab :

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan, dan penyimpanan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya :

a)  Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat – warkat berdasarkan abjad

b)  Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat

c)      Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

d)     Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan / tahun tanggal dijadikan kode surat

e)   Sistem wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah / wilayah surat yang diterima.

6.      Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?

Jawab :

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas :

a)     Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga / instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :

·         Nilai guna administrasi

·         Nilai guna hukum

·         Nilai guna keuangan

·         Nilai guna ilmiah

b)   Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat / pertanggunjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi :

·         Nilai guna pembuktian

·         Nilai guna informasi

c)      Berdasarkan sifat, arsip dibedakan atas :

·         Arsip tertutup yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat – surat.

·         Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak / umum.

d)      Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

·        Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip, atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu

·     Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional.

·     Arsip unit yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu  organisasi.

e)  Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas : arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

f)      Berdasarkan subyeknya arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya.

g)  Berdasarkan bentuk dan wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat.

h)   Berdasarkan sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal – hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen,disimpan untuk selama – lamanya, misalnya akte, ijazah,dll.

7.   Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis.

Jawab :

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari – hari.

Siklus Arsip Dinamis

·         Tahap pertama adalah merupakan tahap penciptaan

·         Tahap kedua merupakan tahap pengguaan aktif

·         Tahap ketiga adalah tahap inaktif

·         Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip.

8.      Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di Pemerintahan?

Jawab :

·     Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksaannya diatur oleh masing – masing lembaga atau instansi yang bersangkutan.

·    Pemusnahan / penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip yang telah ditentukan oleh perundang – undangan, peraturan atau prosedur administratif.

·   Penyerahan arsip yaitu dilakukan untuk arsip yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari - hari dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.

9.      Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary Filling, Cardexs, dan a modern organization is an information based organization.

Jawab :

·  Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

·      Folder merupakan lipatan kertas tebal / karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filling cabinet.

·    Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat / pemisah dalam menyimpan arsip.

·    Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical dipergunakan untuk menyimpan berkas – berkas atau arsip.

·         Boxes file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip.

·         Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip – arsip

·    Cardexs adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci – laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

·     A modern organization is an information based organization adalah  organisasi modern yang berbasis informasi

10.  PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor Pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m² per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak konvensional dan non konvensional.

Jawab :

Konvensional               : 1200 x 120 = 144.000 

Non konvensional        : 2400 x 120 = 288.000