1. Undang – Undang No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan memberikan aturan dan
pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut.
Jawab :
Undang – Undang No. 43 thn 2009
tentang kearsipan, dikatakan bahwa arsip adalah rekaman / peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu
organisasi?
Jawab :
Fungsi arsip :
Ø Arsip Dinamis
yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan dan disimpan dalam
waktu tertentu.
Ø Arsip Statis
yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilai.
Ø Arsip aktif
yaitu arsip penggunaannya terus – menerus.
Ø Arsip inaktif
yaitu arsip yang penggunaannya telah menurun
Nilai guna dibedakan menjadi dua :
v Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga / instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer
meliputi :
·
Nilai
guna administrasi
·
Nilai
guna hukum
·
Nilai
guna keuangan
·
Nilai
guna ilmiah
v Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi
pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kedapa
masyarakat / nasional. Nilai guna sekunder meliputi :
·
Nilai
guna pembuktian
·
Nilai
guna informasi
3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine – readable – records
dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk
legalitas ataupun sebagai bukti sejarah?
a) Arsip paper records yaitu arsip – arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas.
b) Arsip audio visual records yaitu merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar.
c) Arsip machine readable records merupakan arsip – arsip yang disimpan dan diolah didalam
suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya.
Arsip yang paling sering digunakan
sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun bukti sejarah adalah arsip
paper records.
4. Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan
desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok
digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta.
Jawab :
a) Sistem Sentralisasi dimana semua sistem dibuat di pusat. Sedangkan kelemahannya adalah
dimana seluruh keputusan atau kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang – orang
yang berada di pemerintahan pusat sehingga waktu untuk memutuskan sesuatu akan
lama. Cocok untuk pemerintahan daerah.
b) Sistem Desentralisasi keputusan yang dibuat akan lebih dekat dan mudah, cara yang baik untuk
melatih dan mengembangkan manajemen junior. Kelemahannya pengambilan keputusan
tidak selalu strategis, sulit untuk mencapai kontrol keuangan. Cocok untuk
Lembaga Pendidikan Swasta.
5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah Filling, apa pengertian dari Filling
dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah
digunakan.
Jawab :
Filling adalah
salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu
proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan,
penyusunan, dan penyimpanan.
Sistem penyimpanan yang sesuai
diantaranya :
a) Sistem abjad
merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat – warkat berdasarkan abjad
b) Sistem masalah
merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau
perihal surat
c) Sistem nomor
merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
d) Sistem tanggal
merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan / tahun tanggal
dijadikan kode surat
e) Sistem wilayah
merupakan penyimpanan berdasarkan daerah / wilayah surat yang diterima.
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna, dan pada kondisi apa
saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?
Jawab :
Ditinjau dari segi kepentingan
pengguna, arsip dapat dibedakan atas :
a) Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan
lembaga / instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer
meliputi :
·
Nilai
guna administrasi
·
Nilai
guna hukum
·
Nilai
guna keuangan
·
Nilai
guna ilmiah
b) Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai
kepentingan lembaga / instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi
pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada
masyarakat / pertanggunjawaban nasional. Nilai guna sekunder meliputi :
·
Nilai
guna pembuktian
·
Nilai
guna informasi
c) Berdasarkan sifat, arsip dibedakan
atas :
·
Arsip tertutup yaitu arsip yang dalam pengelolaan
dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat – surat.
·
Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui
oleh semua pihak / umum.
d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
·
Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada suatu
pusat arsip, atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan pemeliharaannya pada
suatu tempat tertentu
·
Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada
yang disimpan secara nasional.
·
Arsip unit yaitu arsip yang disimpan di setiap
bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi.
e) Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas : arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.
f) Berdasarkan subyeknya arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya : arsip keuangan,
arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip pemasaran, arsip penjualan, dan
sebagainya.
g) Berdasarkan bentuk dan wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat.
h) Berdasarkan sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non esensial, yaitu arsip
yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal – hal
yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip
penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat
permanen,disimpan untuk selama – lamanya, misalnya akte, ijazah,dll.
7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip
Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis.
Jawab :
Arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari – hari.
Siklus Arsip Dinamis
·
Tahap
pertama adalah merupakan tahap penciptaan
·
Tahap
kedua merupakan tahap pengguaan aktif
·
Tahap
ketiga adalah tahap inaktif
·
Tahap
keempat ialah tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip.
8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip
yang berlaku di Pemerintahan?
Jawab :
·
Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip dari unit
pengolah ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan
tetap, yang pelaksaannya diatur oleh masing – masing lembaga atau instansi yang
bersangkutan.
·
Pemusnahan / penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil
berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip yang telah ditentukan oleh
perundang – undangan, peraturan atau prosedur administratif.
·
Penyerahan arsip
9. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling
Cabinet, Boxes File, Rotary Filling, Cardexs, dan a modern organization is an
information based organization.
Jawab :
·
Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip.
·
Folder merupakan lipatan kertas tebal /
karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau
menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filling cabinet.
·
Guide adalah lembaran kertas tebal atau
karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat / pemisah dalam
menyimpan arsip.
·
Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk
persegi empat panjang yang diletakkan secara vertical dipergunakan untuk
menyimpan berkas – berkas atau arsip.
·
Boxes file adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagai arsip.
·
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat
berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip – arsip
·
Cardexs adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci – laci yang dapat
ditarik keluar memanjang.
·
A modern organization is an
information based organization
10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor Pusat memiliki gedung dengan 12
lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m2 per
lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak
konvensional dan non konvensional.
Jawab :
Konvensional :
1200 x 120 = 144.000
Non konvensional : 2400 x 120 = 288.000
